電商庫存管理｜從2小時縮短到5分鐘｜利用Google Apps Script免費運算

在電商經營中，庫存管理是一個重要的議題，有效運用技術的協助，提升店舖營運效率。無論你經營的是美妝、生活用品，只要涉及商品庫存、多平台營運，傳統手動調整方式都容易出現錯誤且耗時。
​
我花了一個月時間，用 Claude.ai 來回改版了96次，終於利用 Google Apps Script 打造一套庫存運算處理，整套設計用來輔助管理客戶的蝦皮賣場，用系統輕鬆整合數據，讓人員專注在掌握庫存與銷售趨勢。

電商庫存的挑戰

想像你在經營一家線上美妝店，販售各種保養品。你有以下商品：

• 單品：洗髮精、潤髮乳、沐浴露、身體乳
• 組合商品：洗護組合（洗髮精 + 潤髮乳）、沐浴組合（沐浴露 + 身體乳）、大全包（洗髮精＋潤髮乳＋沐浴露）

​電商庫存的常見問題

1. 單品總數量有限，若有多種組合商品，每個組合應該怎麼分配庫存？
2. 某單品即將售罄，想集中在單一賣場販售，現在賣場中總共還有多少個？
3. 相同貨號商品在多個賣場上架，需要配給各賣場可售數量。
4. 同時販售單品與組合商品時，庫存怎麼管理？
5. 哪些商品或組合應該優先補貨？

實際案例說明

讓我們以「沐浴組合」為例，了解單品vs組合品管理的複雜性：

​商品結構

沐浴組合 (組合品貨號: BATH001)
➔沐浴露 x1 (單品貨號: BODY001)
➔身體乳 x1 (單品貨號: BODY002)

蝦皮平台的庫存報表

當顧客下單購買時，系統會記錄：
商品ID: 12345 | 商品名稱: 沐浴組合
選項ID: 67890 | 選項名稱: 清香型
主商品貨號: BATH001 | 選項商品貨號: (空白) 庫存數量: 50

管理痛點

1. 庫存分散：同一個「沐浴組合」可能在多個商品頁面販售，沐浴露跟身體乳也以單品單獨販售
2. 組合品拆解：需要知道賣出 10 組沐浴組合 = 消耗 10 瓶沐浴露 + 10 瓶身體乳
3. 庫存追蹤：要即時知道單品的實際可用庫存
4. 銷售分析：各品近30天銷售狀況、在個別賣場的銷售速度差異

手動處理 vs 自動化系統

系統處理流程詳解

讓我們用實際案例來了解系統如何運作：

原始檔案 → 系統自動轉換格式 → 清除無效資料

依據貨號做整理，將貨號統一整理在「選項貨號」

串接並讀取組合品號表單，自動將子品號帶入。

將組合品拆解出來，個別子品號為何、數量多少。

1. 組合品與單品的數量
2. 將組合品拆開，各單品的加總數量

哪個賣場該調撥商品庫存、哪個品項該做補貨

組合品拆解計算

系統從指定的 Google Sheet「組合品明細」分頁讀取對照表，並使用智能填充邏輯自動補完缺失的母件品號。

以操作人員的角度，上面表格會比較好理解；但對電腦而言，下面的表格才能做進一步計算。

實際效益展示

管理效率提升

系統架構設計

核心模組架構

Google Drive + Google App Scripts + Google Sheet，所有計算都在Google生態圈完成。

• Google Drive: input, output資料夾
• Google Sheet: 組合品與子件對照表, 處理後的檔案輸出

啟用必要的 API

在 Google Apps Script 專案中，需要啟用以下服務：

• Google Drive API：用於檔案轉換和管理
• Google Sheets API：用於試算表操作

建立資料夾結構

你的 Google Drive：

• 輸入資料夾（放置 Excel 檔案）
• 輸出資料夾（存放處理結果）
• 中央資料庫試算表
• 商品對照表試算表

系統效益

• 節省時間：自動化處理減少 80% 的手動工作
• 提高準確性：避免人為錯誤，提升資料品質
• 即時分析：快速獲得庫存變化和銷售趨勢
• 彈性擴展：可依需求調整和擴充功能

結語

在導入前，每次計算庫存水位，至少都花上30分鐘左右時間做運算，若是需要精確的計算單品庫存，更需要至少兩小時以上。導入後，庫存匯入到產出報表，一般花上20-40秒，人員只要去看各賣場的銷貨量與配貨需求，大概5分鐘就可以搞定配貨需求，節省非常多時間。

Google Apps Script 是目前免費的強大工具，讓系統自動處理繁瑣的計算工作，加上組合品拆解和銷售差異分析，可以更精準地掌握商品動態，更有效率的調整庫存。
最重要的是，這套系統完全基於 Google 生態系統，無需額外的軟體或伺服器成本，用最低成本來提升效率！